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La solution d'IA
qui dynamise
vos inscriptions !

  • Création intuitive de procédures d'inscription
  • Recueil et traitement des documents à partir du smartphone de vos candidats
  • Reconnaissance des documents et extraction automatisée de données
  • Automatismes de suivi et pré-validation des dossiers
  • Intégration à votre système d'information
  • Mise en conformité RGPD de votre établissement
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Des bénéfices immédiats

pour votre établissement

Jusqu'à

0 %

d'économies sur le coût
de traitement des dossiers

Suppression des coûts liés aux photocopies, à la mise sous pli, à l'affranchissement et à la gestion des flux de courriers

Jusqu'à

0 %

d'allègement de la charge administrative

L'automatisation soulage vos personnels de la paperasserie, pour plus de disponibilité sur des taches à forte valeur ajoutée, valorisantes pour votre établissement.

Jusqu'à

0 %

de réduction
des problèmes de saisie

Les erreurs liées à la saisie ou à la qualité des documents fournis génèrent des ruptures coûteuses dans les procédures de traitement de vos inscriptions

Jusqu'à

0 %

de bonification de l'image
de marque de votre établissement

Vos usagers apprécient l'IA mise en oeuvre depuis leur smartphone, ainsi que le Portail Cloud personnel qui leur permet de suivre l'évolution du traitement de leurs dossiers et d'entretenir un lien avec votre établissement

L'IA accélère et sécurise
le recueil des informations

L'essentiel des données d'inscription est directement extrait des documents capturés depuis le smartphone des candidats(es)

Grâce à l’Intelligence Artificielle mise en oeuvre par l’application, vos candidats(es) ont beaucoup moins d’informations à saisir, ce qui facilite la complétion des dossiers et réduit considérablement les risques d’erreurs.

  • Les documents capturés sont recadrés, redressés et optimisés pour une reconnaissance facilitée des contenus textuels, ainsi qu'un archivage de qualité.

  • Vos candidats(es) peuvent, à tout moment, compléter ou modifier leurs informations et suivre le traitement de leur dossier, depuis leur smarphone ou un ordinateur.

procédures d'inscription sur mesure

Comment créer des

processus

Par simple "glisser-déposer", agencez les différentes étapes, opérations ou événements propres à chaque procédure d'inscription

Ces procédures permettent de simplifier et automatiser la collecte et le partage d'informations variées entre vos candidats(es) et vos services de manière sécurisée : questionnaires, demande de documents, compte-rendus & notes, signatures & validations, ...

Une procédure d'inscription sur mesure peut ainsi être créée à l'attention des candidats(es) spécifiques à chaque formation ou filière.
Pour chacun(e), un dossier est généré et peut être complété de manière collaborative.

Exemple d'une étape de demande de documents

La liste de chaque document, obligatoire ou non, à téléverser par chaque candidat(e), est dressée sur cet écran.
Pour demander un nouveau type de document, il vous suffit d'en indiquer le nom dans le champ dédié.
Etape Documents
Edition Formulaire

Formulaires : une mise en place en quelques clics grâce aux modèles et à l'éditeur intuitif

La bibliothèque de modèles préconfigurés, adaptés à votre métier, vous permet de gagner du temps dans la constitution de vos formulaires de recueil d'informations.

L'éditeur intuitif vous permet de créer vos formulaires de toutes pièces par simples "glisser-déposer", ou de modifier / personnaliser les modèles existants.

Grâce aux automatismes, informez en temps réel du bon déroulement du renseignement des dossiers

Lorsque l'une des conditions est remplie, une notification peut être envoyée par mail et/ou SMS aux différentes personnes concernées par chacun des dossiers.
automatismes

Donnez accès au renseignement d'un dossier depuis un lien direct ou depuis votre site web

Un simple script, collé dans l'une des pages de votre site web, permet à vos candidats(es) d'accéder à la procédure de renseignement de leur dossier d'inscription.

Organisez et suivez en temps réel la complétion des dossiers et leur validation éventuelle

Vous pouvez donner accès au dossier pour édition ou vérification ultérieure par chaque candidat(e) ou membre de vos services.

Validez ou refusez un dossier en y joignant vos commentaires éventuels.

Permettez le téléchargement d'une archive de l'ensemble des éléments constitutifs du dossier.
edition dossier

Un processus structurant
pour votre établissement

Paramétrage de contrôles, complétion de données et processus de validation collaborative, s'appuyant sur un portail web porteur de votre image et ouvert à votre Système d'Information existant.

Validation par vos équipes

Validation par vos équipes

Grâce à un processus structurant, vos équipes gagnent en efficacité et respectent vos objectifs.

Structuration du dossier

Structuration du dossier

Vous organisez les étapes de validation et dressez la liste des éléments requis pour la complétion du dossier.

Suivi de la complétion

Suivi de la complétion

Vos équipes sont informées en temps réel de tout élément nécessitant leur intervention.

Transfert vers l'exploitation

Transfert vers l'exploitation

Les données issues des dossiers validés permettent de nourrir automatiquement votre système d’information.

Contact prospect

Contact prospect

Votre prospect accède à l’espace candidat et complète le dossier en toute autonomie et au rythme qui lui convient.

Fonctionnalités

Dès le premier contact et tout au long du processus de validation,
tous les outils nécessaires à un traitement efficace de vos dossiers d'inscription.

Modèles instantanés

Puisez dans une bibliothèque de formulaires et thèmes graphiques adaptés à vos besoins.

Création intuitive

Modifiez vos modèles ou créez des formulaires originaux via l'assistant de création intégré.

Processus adaptables

Définissez des règles d'affichage ou d'alertes selon les spécificités de chaque type de dossier.

Check-list
Suivi de tâches

Associez à chaque type de dossier les instructions destinées à vos équipes.

Suivi d'avancement

Informez en temps réel chaque interlocuteur de l'état de la complétion d'un dossier.

Relances

Effectuez les relances requises, par email ou sms, de manière automatique ou manuelle.

Recueil et partage de documents

Effectuez les relances requises, par email ou sms, de manière automatique ou manuelle.

Validation

Validez ou rejetez les dossiers non conformes, en affectant au besoin ces tâches à des tiers.

Signature électronique*

Certifiez les documents échangés grâce à une signature à valeur légale.

Paiement en ligne

Simplifiez les règlements, effectués par carte bancaire (Visa, MasterCard, ...) depuis le portail web intégré.

Intégration à votre S.I.

Echangez des données de vos dossiers avec vos outils logiciels préférés (CRM, Finances, ...)

Sécurité de vos données

Travaillez l'esprit tranquille, vos dossiers sont sauvegardés en temps réel sur votre espace Cloud.

Evolutivité

Faites évoluer votre solution selon vos besoins, grâce aux fonctionnalités de l'écosystème logiciel WAIABE.

Accès multi-plateformes

Interfaces de gestion et portail usagers compatibles avec une utilisation sur postes de travail, tablettes et mobiles.

Solution à vos couleurs

Ancrez votre marque en personnalisant l'adresse web d'accès à votre portail web, habillé à vos couleurs et logo.

Une intégration optimale
à votre système d'information étendu

Plus de 3000 connecteurs Zapier vous ouvrent un monde de possibilités...

Erreur, format de donnée non valide. Merci de corriger le format de donnée et re-valider.

Economie réalisée par rapport à un traitement classique :

Choisissez votre formule

Démarrez gratuitement et sans engagement, puis modulez votre abonnement en fonction de vos besoins.

Tarif spécial
"Pré-inscription"

Pré-inscrivez-vous dès aujourd'hui et bénéficiez de ces tarifs exceptionnels lors du lancement prochain du service !
(Aucun engagement ni paiement n'est exigé)

*Nécessite la mise en place d'éléments optionnels.
Contactez-nous afin que nous puissions répondre au mieux à vos besoins spécifiques
(nombre de dossiers et/ou utilisateurs plus important, partage multi-établissements, etc.).